ERP is de afkorting van de Engelse term ‘Enterprise Resource Planning’. Doel van ERP is de productiviteit van het bedrijf te verbeteren en de kosten te beheersen. Deze verbeteringen worden gerealiseerd door de geïntegreerde afhandeling van alle administratieve, logistieke en financiële activiteiten. ERP levert vooral ondersteuning voor de interne bedrijfsprocessen. Het is de basis voor een bedrijfsbrede automatiseringsoplossing.

Vandaag bestaat er een enorm ERP-aanbod voor alle type bedrijven: productiebedrijven, handelsbedrijven, projectmatige bedrijven. Het is zinvol om een ERP-oplossing in te schakelen wanneer u: veel orders tegelijk moet invoeren en beheren, een grote diversiteit van artikelen moet beheren, een complex prijsbeheer moet voeren, meerdere keren dezelfde gegevens moet invoeren, een complexe planningsproblematiek heeft, op verschillende geografische locaties (bedrijfsvestigingen) werkt, betere beslissingen, op basis van gegevens, wil nemen. Waaruit bestaat een ERP-oplossing?
ERP-software is een verzameling van softwaremodules, die elk op zich specifieke bedrijfsprocessen kunnen aansturen: inkoop, voorraadbeheer, verkoop, artikelbeheer, prijzenbeheer, capaciteitsplanning, materialen, personeel en machines, transportplanning, beheer van installatiewerkzaamheden, opvolging, service, activiteiten, personeelsbeheer, boekhouding, management, informatie. Meestal wordt er gewerkt met één database.
Aanvullende modules zijn: CRM of customer relation management e-commerce-koppeling aan uw website.

Het gebruik van ERP-oplossingen maakt uw organisatie effectiever en sneller. ERP laat u bijvoorbeeld toe uw voorraad te verlagen, zonder risico op stockbreuk. ERP helpt bij de betere beheersing van de bedrijfsprocessen door een eenduidige afhandeling op basis van procedures.

Dankzij ERP kan u meer klantgericht werken: het verkorten van de doorlooptijden en het verbeteren van de leverbetrouwbaarheid behoren allemaal tot de mogelijkheden.
Door het gebruik van één database beschikt u over eenduidige en dus meer betrouwbare informatie.
De interne communicatie binnen het bedrijf is niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid van personen of werknemers. ERP is een platform om de zwakke plekken (bottle neck) te zien en een verbetertraject te bepalen.

Wat zijn de beperkingen van een ERP-systeem?
De implementatie van een ERP-systeem is een hoge investering die u afhankelijk maakt van één leverancier. Niet alleen de investering is hoog, ook de operationele kosten, om oplossing te gebruiken, zijn beduidend. Afhankelijk van het aantal gebruikers in uw bedrijf, moet u rekenen op een gemiddelde kostprijs van 2.000 tot 4.000 euro per user, de initiële opstartkost inbegrepen. Uiteraard weegt die opstartkost relatief zwaarder door, naarmate u met minder gebruikers bent. Dat maakt van een ERP-systeem een vrij zware investering voor kleinere bedrijven. U boet in aan flexibiliteit: elke verandering van procedures of het toevoegen van bedrijfsactiviteiten vergt nieuwe informatiseringsinspanningen. Een goede voorbereiding is essentieel om een ERP-implementatie met succes te laten verlopen.

Er zijn naast de bekende namen als Microsoft, Oracle en SAP tal van andere kleinere leveranciers.
De grote bedrijven als Microsoft en SAP leveren standaardpakketten aan lokale leveranciers in Vlaanderen die specifieke oplossingen implementeren bij de KMO’s. Anderzijds zijn er ook leveranciers die eigen oplossingen ontwikkelen op basis van een software-ontwikkelomgeving. Dot.net, Java, Progress … zijn hier een aantal voorbeelden. Hoe vindt u de juiste oplossing voor uw bedrijf?

Door de grote diversiteit is het niet makkelijk de juiste oplossing snel/eenvoudig te vinden tussen het aanbod standaardpakketten en/of specifiek sectorgerichte oplossingen. Voor KMO’s is het meestal raadzaam naar een leverancier met een sector-georiënteerde oplossing of branchepakket uit te kijken. De implementatie van een standaardpakket bij de KMO’s blijkt in de praktijk niet altijd vlot of binnen de verwachtingen te verlopen.

Begin bij beschrijving en optimalisatie van uw bedrijfsprocessen. Zorg voor een duidelijk eisenpakket en een formele communicatie met de ICT leveranciers. Laat een uitgebreide demo uitvoeren met een door u opgegeven ‘scenario’. Laat de oplossing eerst bij u installeren (piloot) en voer een integrale test uit van de oplossing alvorens u definitief toezegt de licenties van de oplossing te kopen.