Case 2: Software op maat
Felix bvba verkoopt gsm's, smartphones en gps-toestellen. Felix bvba is intern goed georganiseerd en heeft meerdere software applicaties, o.a. voor financieel management, marketing, boekhouding en beheer van de productcatalogus. Sinds kort verkopen ze ook alarmsystemen, gekoppeld aan een meldkamer die door mensen van Felix bvba bemand wordt.
Probleemstelling
Wanneer een klant een alarmsysteem koopt bij Felix bvba, dan moet deze een maandelijkse abonnementskost betalen voor het beheer van de gecentraliseerde meldkamer. Zulke alarmsystemen hebben ook een jaarlijkse onderhoudsbeurt nodig. De invoering van dit product brengt ook administratie met zich mee.
- De boekhouding moet maandelijks een factuur sturen naar de bezitters van zo'n alarmcentrale.
- De technici van Felix bvba moeten de onderhoudsbeurten bijhouden en inplannen, zodat iedere centrale op tijd het nodige onderhoud krijgt om correct te functioneren.
Deze bijkomende administratie werd bij gebrek aan een commercieel softwarepakket bijgehouden in Excel. Maar naarmate er meer klanten bijkwamen, werd het moeilijker om alles correct bij te houden. Sommige klanten die hun abonnement opgezegd hadden, kregen nog steeds facturen, andere klanten kregen helemaal geen factuur, onderhoudsbeurten werden per ongeluk vergeten …
Oplossing
Felix bvba ging te rade bij InfoFlow om een geïnformatiseerde oplossing te zoeken voor hun probleem. InfoFlow heeft eerst een grondige
functionele analyse gemaakt. Na die functionele analyse bleek de ontwikkeling van software op maat ontwikkeld voor het beheer van de alarmcentrales.
Als een klant een alarmsysteem koopt, wordt er automatisch een maandelijkse factuur aangemaakt. Zo worden facturen niet langer vergeten of dubbel opgemaakt. De onderhoudsbeurten worden automatisch ingepland, zodat de technici van dienst elke dag hun planning kunnen opvragen en zich volledig kunnen focussen op het onderhoud van de centrales bij de verschillende klanten. De klant wordt via SMS op de hoogte gehouden van de ingeplande afspraken.